Adaptación de Páginas Web Baratas.
Nueva Ley de protección de Datos 25-05-18
Ya está casi a punto de entrar en vigor. El 25 de mayo será oficial.
WBOnline ayuda a sus clientes a cumplir los trámites internos de formulario en las páginas web baratas para adaptarse y cumplir la nueva norma.
En la imagen de esta entrada se pueden ver los cambios principales que son de obligado cumplimiento al 100% para empresas de más de 250 empleados. Pero ¿como afecta la norma a las empresa pequeñas, blogs y demás?
Te lo contamos.
La LSSI como la LOPD eran obligatorias para todas las páginas web y blogs, aunque pocos se preocupaban de adecuarlas convenientemente para cumplir la normativa.
Nosotros ayudábamos al menos en cuanto a que el formulario cumpliese la norma, añadíamos sin coste la política de privacidad y Cookies, y generábamos un tratamiento de esta política en el gestor. Incluso dábamos ejemplos de ficheros de Aviso Legal a las empresas.
Pues bien, con esto ya no es suficiente, la nueva norma cambia aspectos importantes que requieren modificaciones en las páginas web y la verdad es que se están poniendo muy serios.
Páginas web baratas. Cambios en la Norma de la LOPD.
ESTOS SON LOS CAMBIOS PRINCIPALES A GRANDES RASGOS Y DE FORMA GENERAL
A.- Registro de tratamiento de datos:
Se retira el requisito de notificar los ficheros a la (AEPD) y se sustituye por un registro de las operaciones de tratamiento de datos que se realicen.
La AEPD ha añadido una herramienta llamada Facilita RGPD para hacer este registro. Importante: Esta herramienta es solo apta para aquellas empresas o particulares que lleven a cabo tratamientos de escaso riesgo.
B: Datos especialmente protegidos:
Se amplían los datos especialmente protegidos. Ahora se incluyen los datos genéticos y biométricos, los datos referidos a infracciones y condenas penales. Se excluyen los datos relativos a las sanciones administrativas.
C: Consentimiento expreso:
A diferencia de la anterior Ley, ahora, en los formularios, el consentimiento para poder tratar los datos de carácter personal tendrá que ser y así se define en la nueva Ley exactamente como: «expreso, inequívoco, libre y revocable». Por tanto, deberá darse mediante un acto afirmativo claro.
Si hay una transferencia de datos internacional igualmente no se admite consentimiento implícito o por defecto, por lo que habrá que adecuar todos los formularios para legitimar este consentimiento.
D: Mayores requisitos informativos:
Ahora se exige informar sobre más aspectos y con mayor claridad y transparencia proporcionando información completa y de forma sencilla al usuario para que esto le permita tomar decisiones en función de la información recibida. Además esta información deberá estar presentada por capas.
E: Colaboradores con quien compartas información de carácter personal:
Se deberá tener más más cuidado a la hora de compartir los datos personales de tus clientes y/o empleados, y solo los que se ajusten a las nuevas normas de la UE o sean Privacy Shield, se deberían elegir.
Incluso si la contabilidad no la haces tu, sino que la sacas a una gestoría, esta debe darte un certificado como que cumple con la nueva Ley. Si luego no la cumple será su problema no el tuyo.
F: Nuevos derechos:
Se incluye el derecho al olvido, el derecho a la portabilidad y el derecho de limitación de tratamiento.
En el sentido de los cambios hay dos apartados diferentes:
1º Cosas a hacer en la web.
2º Cosas a hacer fuera de la web.
Empecemos con la primera fase: Cosas a hacer en la web.
1º Cambia la gestión del acepto de la política de privacidad.
2º En los formularios, cambia la forma en que el usuario autoriza a recabar datos personales. Ahora debe ser:
- Expreso: no vale el consentimiento tácito o por defecto, el “silencio”, las casillas pre-marcadas o la inacción del usuario al requerir datos personales.
- Específico: ligado a una finalidad concreta y no genérico. Ojo si se hace transferencia internacional de datos. en este caso se debe obtener un consentimiento específico para esta finalidad.
- Verificable: Se debes poder acreditar que efectivamente se ha obtenido el permiso
3º Por tanto y en base al punto anterior, se deben recabar además datos como:
- IP del usuario que rellena el formulario.
- Fecha en la que se rellenado.
- Hora en la que se ha rellenado.
- URL donde se rellenó el formulario.
- Y por que no: el sistema operativo desde el que el que se ha rellenado el formulario.
4º Estos formularios recibidos se deberán guardar como prueba ( verificable), de que nos autorizaron a tratar sus datos:
5º Las suscripciones y consentimiento a los newsletter debe ser claros y expresos y siguiendo las pautas de los formularios
6º Se debe dar información más clara y profunda de lo que haremos con los datos, y en el caso de compartirlos, indicar con quien se comparten con todos los datos necesarios.
7º Será necesario modificar los documentos de Aviso Legal – Política de Privacidad – Política de Cookies indicando:
- La identidad de los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales.
- Qué tipo de datos se están recogiendo, utilizando o consultando
- La medida en que dichos datos son o serán tratados
- Las posibles consecuencias de no facilitar estos datos.
- La identidad del responsable de la gestión y/o del delegado de protección de datos.
- Dar derecho a solicitar al responsable el acceso a los datos personales que haya facilitado, su rectificación y/o supresión
- La limitación de su tratamiento y el derecho de oposición a su tratamiento.
- El derecho a la portabilidad de los datos.
- También se deben incluir el uso que se dará a los datos personales y la base jurídica del tratamiento.
- Por supuesto, el plazo durante el cual se conservarán los datos personales o en su caso si no es posible, los criterios utilizados para determinar este plazo.
- Si existen decisiones automatizas incluso para la elaboración de perfiles para realizar segmentaciones si tiene consecuencias jurídicas para el afectado.
Vamos con las cosas a hacer en fuera de la web.
1º Hacer o indicado anteriormente no te libra de sanciones si cedes los datos recabados por ti a terceras empresas. Por ello te debes asegurar de que la empresa que hace tu nómina, tus cuentas trimestrales, tu marketing, tu hosting, tu mantenimiento web, etc., cumple la Ley, y te deberá dar un escrito / certificado de que esto es así.
En el caso de hosting /o mantenimiento web, solo en el caso de que tengan acceso a los datos personales de tus clientes o empleados o si este caso fuera no esporádico sino habitual.
Básicamente estos son los cambios, pero recuerda que cada empresa / actividad puede tener un tratamiento o acciones adicionales añadidas a las indicadas en este artículo.
Usa la herramienta antes indicada Facilita RGPD pero recuerda también que esta herramienta es solo apta para aquellas empresas o particulares que lleven a cabo tratamientos de escaso riesgo.
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